Detaljhandeln har under flera år arbetat med att optimera driften, minska kostnader och skapa bättre medarbetarupplevelser. I takt med att fler kedjor verkar gränsöverskridande har komplexiteten dock ökat. Olika kollektivavtal, lokala regler och varierande butiksdrift ställer nya krav på både schemaläggning och tidrapportering.
För många detaljhandelsföretag börjar utmaningen i vardagen: Butikschefer lägger oproportionerligt mycket tid på manuella scheman, justeringar och koordinering via mejl och meddelanden. Samtidigt ska arbetstid registreras korrekt i enlighet med både nationella regler och interna policys. När systemen inte kommunicerar med varandra ökar risken för fel – och för att ledningen tappar överblicken.
”Vi ser att våra kunder inom detaljhandeln i hög grad är positiva till möjligheten att hantera både schemaläggning och tidrapportering i ett och samma system, men samtidigt med hänsyn till den lokala flexibilitet som krävs när man har butiker i flera länder”, säger Rex A. Clausager, vd för Timegrip, som har utvecklat workforce management-lösningar för detaljhandeln i tre decennier.
”Det innebär att huvudkontoret kan definiera ramar och säkerställa regelefterlevnad, medan den enskilda butiken fortfarande har frihet att anpassa bemanningen efter lokala behov”, förtydligar Rex A. Clausager.
Från manuella processer till datadriven planering
En tydlig trend i detaljhandeln är viljan att arbeta mer datadrivet. Försäljningssiffror, kundflöden och säsongsvariationer kan i dag kopplas direkt till planeringen, så att bemanningen matchar den faktiska aktiviteten i butiken.
När schemaläggning integreras med försäljningsdata och budgetar får ledningen en mer exakt bild av sambandet mellan personalkostnader och omsättning. Det gör det möjligt att reagera snabbare på variationer och samtidigt säkerställa att medarbetarresurserna används effektivt.
”Många företag upplever att digital tidrapportering skapar större transparens. Medarbetare kan registrera arbetstid via sin mobil, och data överförs automatiskt till lönesystemet. Det minskar både administrationen och risken för fel i löneutbetalningen”, säger Rex A. Clausager.
Regelefterlevnad och medarbetarupplevelse går hand i hand
I en tid med ökat fokus på arbetsvillkor och dokumentation spelar korrekt tidrapportering en central roll. Nationella krav på dygnsvila, maximal arbetstid och övertid varierar, och för kedjor med verksamhet i flera länder kan det vara en administrativt tung uppgift att hålla reda på regelverken.
Digitala system kan automatisera en stor del av kontrollen och varna om ett schema inte uppfyller gällande regler. Det skapar trygghet för både ledning och medarbetare.
Samtidigt har flexibilitet blivit en konkurrensfaktor i kampen om arbetskraften. Med digitala verktyg kan medarbetare önska pass, byta pass med varandra och följa sin arbetstid i realtid. Det skapar större transparens och kan stärka engagemanget i en bransch där personalomsättning ofta är en utmaning.
För detaljhandelskedjor med tillväxtambitioner, både nationellt och internationellt, pekar utvecklingen mot mer standardiserade, digitala lösningar som ett sätt att skapa bättre överblick, stärka regelefterlevnaden och frigöra tid.
Flera kollektivavtal kräver systemstöd
För detaljhandelskedjor som verkar över regioner och landsgränser är hanteringen av olika kollektivavtal ofta en av de största utmaningarna. Regler kring tillägg, arbetstid, raster och dygnsvila kan variera avsevärt. Det gäller inte bara mellan länder, utan även mellan olika medarbetargrupper inom samma företag.
“När man arbetar med flera kollektivavtal samtidigt blir manuell hantering både tidskrävande och riskfylld. Systemet måste kunna förstå och hantera reglerna i olika kollektivavtal parallellt och hjälpa planeraren att fatta rätt beslut”, säger Rex A. Clausager.
Digitala lösningar gör det möjligt att konfigurera specifika regelverk så att schemaläggningen automatiskt tar hänsyn till gällande avtal. Det innebär att butikschefer inte behöver vara experter på komplexa kollektivavtal för att skapa korrekta scheman.
”Schemaläggning får aldrig bli en juridisk disciplin för den enskilda butikschefen. Därför kan vi bygga in kollektivavtalsmässiga och lokala regler så att regelefterlevnad i stället blir en integrerad del av schemaläggningsprocessen. Det skapar trygghet hela vägen runt”, säger Rex A. Clausager.
BREAKING